税理士事務所は木村泰文税理士事務所・有限会社 キムラ経営

さて、前回に引続き、マイナンバー制度に係るおさらいです。

今回は、マイナンバーの取得の際に必要な「本人確認」について、

Ｑ＆Ａ（内閣官房ＨＰ参考）をまとめました。

 

 

Ｑ4－3－1－1　従業員などのマイナンバー（個人番号）を取得するときは、どのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

また、対面以外の方法（郵送、オンライン、電話）でマイナンバーを取得する場合はどのように本人確認を行えばよいのでしょうか。

 

Ａ4－3－1－1　マイナンバーを取得する際は、正しい番号であることの確認（番号確認）と現に手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要であり、原則として、

 

①　個人番号カード（番号確認と身元確認）

②　通知カード（番号確認）と運転免許証など（身元確認）

③　個人番号の記載された住民票の写しなど（番号確認）と運転免許証など（身元確認）

 

のいずれかの方法で確認する必要があります。ただし、これらの方法が困難な場合は、過去に本人確認を行って作成したファイルで番号確認を行うことなども認められます。

 

また、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは身元確認を不要とすることも認められます。

また、対面だけでなく、郵送、オンライン、電話によりマイナンバーを取得する場合にも、同様に番号確認と身元確認が必要となります。

 

なお、個人番号カードの表面のコピーにより本人確認を行う場合、表面は臓器提供意思表示欄など高度な個人情報も含まれることから、個人番号カード交付時にお渡しするカードケースに入れたままでのコピーを可としますが、裏面はマイナンバーを表示しなければならないことから、ケースを外してコピーをしてください。

 

 

 

Ｑ4－3－1－2　雇用関係にあることで身元確認を行う場合、雇用時の確認書類が履歴書だけでも問題はないのか？

 

Ａ4－3－1－2　履歴書だけでは採用時の本人確認が十分ではありません。

採用時に番号法や税法で定めるものまたは国税庁告示で定めるものと同程度の本人確認書類（運転免許証、写真付き学生証等）による確認を行っている必要があります。

 

 

 

Ｑ4－3－4　本人確認は、マイナンバー（個人番号）の提供を受ける度に行わなければならないのですか？

 

Ａ4－3－4　マイナンバーの提供を受ける都度、本人確認を行う必要があります。

 

例えば、従業員からマイナンバーを記載した扶養控除等申告書を毎年提出してもらう場合、本人確認も毎回行う必要があります。

 

ただし、２回目以降の番号確認は、個人番号カードや通知カードなどの提示を受けることが困難であれば、事業者が初回に本人確認を行って取得したマイナンバーの記録と照合する方法でも構いません。

 

また、身元確認については、雇用関係にあることなどから本人に相違ないことが明らかに判断できると個人番号利用事務実施者が認めるときは、身元確認のための書類の提示は必要ありません。

 

 

 

Ｑ4－3－6　従業員の扶養家族のマイナンバー（個人番号）を取得するときは、事業者が扶養家族の本人確認も行わなければならないのでしょうか？

 

Ａ4－3－6　扶養家族の本人確認は、各制度の中で扶養家族のマイナンバーの提供が誰に義務づけられているのかによって異なります。

 

例えば、税の年末調整では、従業員が、事業主に対してその扶養家族のマイナンバーの提供を行うこととされているため、従業員は個人番号関係事務実施者として、その扶養家族の本人確認を行う必要があります。

この場合、事業主が、扶養家族の本人確認を行う必要はありません。

 

一方、国民年金の第３号被保険者の届出では、従業員の配偶者（第３号被保険者）本人が事業主に対して届出を行う必要がありますので、事業主が当該配偶者の本人確認を行う必要があります。

 

通常は従業員が配偶者に代わって事業主に届出をすることが想定されますが、その場合は、従業員が配偶者の代理人としてマイナンバーを提供することとなりますので、事業主は代理人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認を行う必要があります。

 

なお、配偶者からマイナンバーの提供を受けて本人確認を行う事務を事業者が従業員に委託する方法も考えられます。

 

 

 

Ｑ4－3－7　番号法上の本人確認の措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）をコピーして、それを事業所内に保管することはできますか。

 

Ａ4－3－7　番号法上の本人確認の措置を実施するにあたり、個人番号カード等の本人確認書類のコピーを保管する法令上の義務はありませんが、本人確認の記録を残すためにコピーを保管することはできます。

 

なお、コピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。

 

 

 

Ｑ4－3－8　収集・提供した個人番号に誤りがあった場合、個人番号関係事務実施者である事業者に責任は及びますか。

 

Ａ4－3－8　個人番号に誤りがあった場合の罰則規定はありませんが、番号法第16条により、本人から個人番号の提供を受けるときは、本人確認（番号確認と身元確認）が義務付けられており、また、個人情報保護法第19条により、正確性の確保の努力義務が課されています。

 

 

 

Ｑ4－3－9　講師へ講演料の支払が発生し、翌年以降も継続して報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に利用する場合、本人確認を行う必要はありますか。

 

Ａ4－3－9　前年の講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務の為に提供を受けた個人番号は、翌年以降も継続的に講演料の支払に伴う報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書作成事務のために利用することができる為、改めて本人確認を行う必要はございません。

 

ただし、番号の変更に伴い再度個人番号の提供を受ける場合には番号確認と身元確認が必要になります。

 

 

 

 

 

 

 

 

【参考（内閣官房ＨＰ）http://www.cas.go.jp/jp/seisaku/bangoseido/faq/faq4.html】